Escuela de Capacitación y Negocios

Programa Secretariado Ejecutivo

Sector perteneciente: UNLaM - Empresas

Código: 201

Detalle:

Con salida laboral

Dirigido a:

  • Estudiantes y público en general sin experiencia laboral como Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Personas que en la actualidad estén en un proceso de búsqueda laboral para integrarse en una organización como Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Quienes en la actualidad se encuentren desempeñando la función de Secretaria/o Ejecutiva/o y necesiten perfeccionarse de acuerdo a las demandas del mercado y de la organización.

Objetivos

Los participantes lograrán:

  • Comprender el perfil profesional de la Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Adquirir el conocimiento para el desarrollo profesional de las funciones de Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Aprender herramientas para aplicarlas en su ámbito de trabajo. 
  • Desempeñar la función de Secretaria/o Ejecutiva/o con eficacia y creatividad en el ámbito organizacional.
  • Incorporar técnicas que faciliten la comunicación interpersonal y la resolución de conflictos.
  • Aprender a administrar el tiempo y el manejo de agenda.
  • Conocer sobre organización de eventos, administración y planificación.

Contenidos

Unidad 1: Funciones, rol y perfil de la Secretaria/o Ejecutiva/o

  • ¿Qué perfil de Secretaria/o Ejecutiva/o demandan hoy las empresas?
  • Competencias requeridas.
  • Desarrollo de la Imagen personal.
  • Funciones generales de la Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Naturaleza del Rol.
  • Funciones implícitas y explícitas.
  • Eficacia y eficiencia de la función.
  • El trabajo por objetivos y la orientación a resultados.
  • La creatividad personal.

Unidad 2: Contexto organizacional

  • El alineamiento a la estrategia empresarial.
  • La internalización de la cultura organizacional.
  • Las relaciones interpersonales: verticales, horizontales y laterales.
  • La adaptación al estilo del/los superior/es.
  • Las relaciones informales.
  • El Organigrama: ubicación profesional de la Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Liderazgo e influencia en las relaciones interpersonales. Estrategias de abordaje.
  • Poder, autoridad y responsabilidad.
  • Delegación, emponderamiento y control.
  • La función de la Secretaria/o Ejecutiva/o como coordinadora/r del trabajo en equipo.
  • Interrelación con otros asistentes personales.
  • Cooperación y acompañamiento al superior.
  • Estilos de gestión de las Secretarias/os Ejecutivas/os
  • La/El Secretaria/o Ejecutiva/o de hoy y su compromiso con la Organización.

Unidad 3: Comunicación verbal y no verbal

  • Principios básicos de la comunicación efectiva.
  • La importancia de la comunicación analógica y digital.
  • Barreras en la comunicación.
  • Lenguaje verbal y no verbal.
  • Nociones de P.N.L.

Unidad 4: Atención telefónica

  • Características de la atención telefónica. Protocolo.
  • La expresión oral: el tono de voz, la fluidez, el volumen, los silencios, la modulación y los matices.
  • La indagación y el feedback.
  • La asertividad, la empatía y la escucha activa.

Unidad 5: Comunicación escrita

  • Pautas para la redacción de cartas, notas, memos, minutas y mensajes.
  • La comunicación escrita: Netiquette.
  • El uso de las redes sociales e Internet como herramienta de las comunicaciones internas.

Unidad 6: Planificación, organización y control

  • Planificación, organización y control de las actividades que realiza la Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • El seguimiento.
  • Datos vs información.
  • El procesamiento de la información.
  • La confidencialidad y confiabilidad.
  • Pautas para la redacción efectiva de informes.

Unidad 7: Administración eficaz del tiempo y manejo de agenda

  • Administración del tiempo.
  • Lo urgente vs. lo importante.
  • Los ladrones del tiempo.
  • Agenda diaria y agenda telefónica.
  • Confección y diseño de la agenda personal.

Unidad 8: Gestión comercial y negociación

  • El momento de la verdad con los clientes y con los proveedores internos y externos.
  • La calidad del servicio, la satisfacción del cliente y la fidelización.
  • Técnicas de persuasión, resolución de conflictos e imprevistos. 
  • Atención de reclamos y quejas.
  • La actitud negociadora, mediadora y profesional.
  • La utilidad de la base de datos.
  • El uso del CRM.
  • Cómo evitar los malos entendidos y manejar conversaciones difíciles.

Unidad 9: Gestión administrativa

  • El conocimiento de la documentación administrativa: Nota de pedido, Orden de compra, Remito, Facturas, Tickets, Ordenes de pago, Recibos, Notas de débito y crédito.
  • Gestión de pagos y cobranzas telefónicas.
  • Bancos, depósitos, transferencias, extractos bancarios.
  • Como organizar de modo eficiente la documentación.
  • Los recursos aliados de la Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Manejo, gestión y archivo de la documentación. 

Unidad 10: Organización de eventos

  • Organización de eventos, viajes y reuniones de trabajo.
  • Regalos empresariales.
  • Tipos de Eventos empresariales (corporativos, sociales, culturales, científicos).
  • Etapas de los eventos.
  • Elaboración del Timing corporativo y social. 
  • Selección de Proveedores y aspectos claves para su contratación.
  • Acciones de comunicación corporativas complementarias: marketing, publicidad, redes sociales, prensa, merchandising, RRPP, etc.
  • Nociones de segmentación, posicionamiento e investigación de mercados.
  • Acciones de RSE.

Unidad 11: Ceremonial y protocolo

  • Reglas de ubicación protocolar de autoridades y símbolos. 
  • Armado de mesas de trabajo.
  • Formas de recibir y presentar a las autoridades y a los pares de diferentes ámbitos y niveles de jerarquía.
  • Administración protocolar del tiempo. 
  • Redacción protocolar: cartas y notas.
  • Tipos de invitación según el evento.
  • Cómo responder a una invitación.

Unidad 12: Presentación oral eficaz

  • El armado de una presentación: sus partes.
  • Requisitos para lograr un buen diseño.
  • Los recursos a utilizar.
  • Los beneficios de la oratoria.
  • Cómo lograr una exposición efectiva y cautivar al auditorio.

Unidad 13: Estrategias para conseguir trabajo como Secretaria/o Ejecutivo/a

  • Pautas para armar un Curriculum Vitae efectivo y “vendedor”.
  • La importancia de la Diferenciación.
  • Focalizar la búsqueda de Secretaria/o Ejecutiva/o.
  • Como detectar búsquedas laborales “ocultas”.
  • Networking.
  • Autogestión del empleo.
  • Teletrabajo.

Metodología

  • Exposiciones conceptuales con participación activa de los alumnos.
  • Ejercicios prácticos y análisis de casos.
  • Los alumnos trabajarán en grupos sobre casos tomados de la realidad de acuerdo a sus expectativas y experiencias.
  • Role playing.

Duración

84 horas (28 clases de 3 horas cada una, una vez por semana).

Sugerencias

Para completar su formación como Secretaria/o Ejecutiva/o se sugiere que realice en la Universidad Nacional de La Matanza los siguientes cursos:

  • Herramientas informáticas: Windows, Word, Excel, Access, Powerpoint (o Prezi), Microsoft Project, Redes Sociales e Internet.
  • Idioma Inglés.

Docente: Lic. Alejandra Aulicino

Curriculum Vitae

La docente es licenciada en Administración con orientación en Comercialización, egresada de la  Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires (UBA).

Actualmente, se encuentra cursando la Carrera de Especialización en Docencia Universitaria en Ciencias Económicas en la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA.

Ha realizado los siguientes cursos de especialización: “Programa de Desarrollo Profesional en Capacitación” en la Asociación de Capacitación y Desarrollo de Argentina (ADCA), “Programa de Mediación” en la Universidad de Flores y “Coordinación de Grupos” en el Instituto de Investigaciones Grupales.

Desarrolla su actividad profesional en forma independiente como consultora organizacional y capacitadora en empresas Pymes, multinacionales y ONG.

Horario: Miércoles, de 19 a 22 hs.

Fecha inicio: 2018-03-07

Fecha fin: 2018-10-24

Docentes: Lic. Alejandra Aulicino

Sede: UNLaM - San Justo

 

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